Cách Xử lý chi phí vận chuyển, mua hàng không có hoá đơn đầu vào

1. Chi phí mua hàng không có hoá đơn:

Theo điểm 2.4 điểu 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC (Có hiệu lực từ ngày 02/08/2014):

Nếu DN các bạn mua hàng hoá, dịch vụ trong các trường hợp sau:

- Mua hàng hóa là nông sản, hải sản, thủy sản của người sản xuất, đánh bắt trực tiếp bán ra;

- Mua sản phẩm thủ công làm bằng đay, cói, tre, nứa, lá, song, mây, rơm, vỏ dừa, sọ dừa hoặc nguyên liệu tận dụng từ sản phẩm nông nghiệp của người sản xuất thủ công không kinh doanh trực tiếp bán ra;

- Mua đất, đá, cát, sỏi của hộ gia đình, cá nhân tự khai thác trực tiếp bán ra;

- Mua phế liệu của người trực tiếp thu nhặt;

- Mua đồ dùng, tài sản, dịch vụ của hộ gia đình, cá nhân không kinh doanh trực tiếp bán ra;

- Mua hàng hóa, dịch vụ của hộ gia đình, cá nhân kinh doanh (không bao gồm các trường hợp nêu trên) có mức doanh thu dưới ngưỡng doanh thu chịu thuế giá trị gia tăng (100 triệu đồng/năm).

2. Chi phí thuê nhà của cá nhân:

Theo khoản 7 điều 1 Thông tư: 119/2014/TT-BTC

“Hộ gia đình, cá nhân có tài sản cho thuê thuộc đối tượng phải khai, nộp thuế GTGT, thuế TNCN và nộp thuế môn bài theo thông báo của cơ quan thuế.

- Riêng đối với hộ gia đình, cá nhân có tài sản cho thuê mà tổng số tiền cho thuê trong năm thu được từ100 triệu trở xuống hoặc tổng số tiền cho thuê trung bình một tháng trong năm từ 8,4 triệu đồng trở xuốngthì không phải khai, nộp thuế GTGT, thuế TNCN và cơ quan thuế không thực hiện cấp hóa đơn lẻ đối với trường hợp này”

3. Như vậy: Tất cả các trường hợp mua hàng không có hóa đơn đầu vào nêu trên. DN muốn được ghi nhận vào chi phí thì phải làm bộ hồ sơ như sau:

- Hợp đồng mua bán, hợp đồng thuê nhà....(Nếu là hợp đồng thuê nhà: Cá nhân cho thuê phải đi nộp thuế môn bài, có chi cục sẽ yêu cầu phải công chứng hợp đồng, có chi cục không yêu cầu).

- Chứng minh thư pho to của chủ nhà (cá nhân bán hàng)

- Chứng từ thanh toán: (Lưu ý, có chi cục thuế sẽ yêu cầu DN các bạn phải chuyển khoản vào tài khoản chủ nhà, cá nhân bán hàng …Nên tốt nhất những giao dịch trên 20tr các bạn nên chuyển khoản cho họ)

- Biên bản bàn giao hàng hóa (nếu có)

- Bảng kê hàng hóa dịch cụ mua vào không có hóa đơn (ban hành kèm theo Thông tư số 78/2014/TT-BTC). (Lưu tại DN để sau này giải trình)

Chú ý: Bảng kê phải do người đại diện theo pháp luật của DN (hoặc người được ủy quyền) ký và chịu trách nhiệm.

- Giá mua hàng trên bảng kê phải tương tự như giá trên thị trường (Nếu cao hơn sẽ bị loại)

Chú ý 1 số trường hợp sau:

a. Nếu DN bạn thuê nhà mà có giá trị > 8,4tr/tháng hoặc > 100tr/năm thì chủ nhà phải ra cơ quan thuế để nộp thuế, sau đó cơ quan thuế sẽ cấp cho 1 hoá đơn bán lẻ để đưa cho DN của bạn.

b. Chi phí thuê cá nhân vận chuyển (xe ôm ……), có giá trị nhỏ.

- Chi phí vấn chuyển này không được quy định bên trên, nên các bạn có thể chuyển qua chi phí nhân công bằng cách:

- Ký hợp đồng thời vụ (dưới 3 tháng nhé) nhưng chú ý:

    + Nếu trả lương < 2tr/lần hoặc tháng thì chỉ cần:

         - Hợp đồng lao động thời vụ, CMT photo của họ, chứng từ thanh toán (phiếu chi lương có chữ ký của họ), trên danh sách bảng lương phải có tên của họ.

    + Nếu trả > 2tr/lần hoặc > 2tr/tháng thì các bạn phải khấu trừ 10% thuế TNCN trước khi trả cho họ, và 1 bộ hồ sơ như trên, (sau khi khấu trừ thì cấp cho họ 1 chứng từ khấu trừ thuế để họ cuối năm đi quyết toán)

         - Nếu không muốn khấu trừ 10% thì các bạn phải đăng ký MST cho họ và làm bản cam kết 23 tại thời điểm phát sinh thuê. (Nếu khấu trừ 10% là đảm bảo chi phí an toàn nhất)

c. Nếu DN bạn thuê xe ô tô của cá nhân vận chuyển hàng hoá (có giá trị lớn)

- Chi phí vận chuyển này cũng không được quy định trong thông tư 78, nên các bạn có thể chuyển sang ký hợp đồng khoán việc với cá nhân cho thuê.

Hồ sơ gồm:

- Hợp đồng giao khoán

- Biên bản nghiệm thu công việc

- Chứng minh thư pho tô của cá nhân cho thuê

- Chứng từ thanh toán (Nếu > 20 tr phải chuyển khoản vào tài khoản của cá nhân đó)

- Hoá đơn bán lẻ của cơ quan thuế cấp (Cụ thể: Cá nhân cho thuê xe sẽ phải mang những giấy tờ sau để lên cơ quan thuế để nộp thuế: Hợp đồng khoán việc, CMT photo, biên bản nghiệm thu hoàn thành công việc, chứng từ thanh toán. Sau khi nộp thuế xong cơ quan thuế sẽ cấp cho 1 hoá đơn bán lẻ để đưa cho DN)