Thế nào là hóa đơn GTGT hợp pháp hợp lý hợp lệ

1. Hóa đơn hợp pháp là:

Theo điều 22 Thông tư Số 39/2014/TT-BTC: Sử dụng hoá đơn bất hợp pháp là:

- Sử dụng hóa đơn giả, hóa đơn chưa có giá trị sử dụng, hết giá trị sử dụng.

      + Hóa đơn giả: Là hóa đơn được in hoặc khởi tạo theo mẫu hóa đơn đã được phát hành của tổ chức, cá nhân khác hoặc in, khởi tạo trùng số của cùng một ký hiệu hóa đơn.

      + Hóa đơn chưa có giá trị sử dụng: Là hóa đơn đã được, nhưng chưa hoàn thành việc thông báo phát hành hoá đơn.

      + Hóa đơn hết giá trị sử dụng: Là hóa đơn đã làm đủ thủ tục phát hành hoá đơn nhưng tổ chức, cá nhân phát hành thông báo không tiếp tục sử dụng nữa; các loại hóa đơn bị mất sau khi đã thông báo phát hành được tổ chức, cá nhân phát hành báo mất với cơ quan thuế quản lý trực tiếp; hóa đơn của các tổ chức, cá nhân đã ngừng sử dụng mã số thuế (còn gọi là đóng mã số thuế).

Kết luận: Hoá đơn hợp pháp là:

- Hóa đơn đã được DN làm thủ tục thông báo phát hành hóa đơn và còn giá trị sử dụng (Nếu là hoá đơn GTGT đặt in)

- Hoá đơn do Bộ Tài chính phát hành và được cơ quan thuế cung cấp cho các DN (Nếu là hoá đơn GTGT, hoá đơn bán hàng phải đi mua của cơ quan thuế)

- Hoá đơn do DN tự in theo mẫu quy định và đã được cơ quan thuế chấp nhận cho sử dụng. (Nếu hoá đơn tự in)

- Hay các loại hoá đơn, chứng từ đặc thù khác được phép sử dụng
 

Để kiểm tra tính hợp pháp của hoá đơn, các bạn có thể tra cứu theo cách sau:

- Tra cứu xem DN đó có nằm trong danh sách doanh nghiệp tạm dừng kinh doanh hoặc đang bỏ trốn của cơ quan thuế.

Tra cứu tại: gdt.gov.vn

- Tra cứu xem hoá đơn đó thông báo phát hành chưa:

Tra cứu tại: http://www.tracuuhoadon.gdt.gov.vn/
 

2. Hoá đơn hợp lệ:

- Hóa đơn hợp lệ là trên hoá đơn phải ghi đầy đủ các nội dung, chỉ tiêu như:

- Ghi rõ ngày tháng năm phát hành, họ tên, tên công ty, địa chỉ, mã số thuế, tài khoản thanh toán (nếu có) của người mua và người bán, hình thức thanh toán là gì (tiền mặt hoặc chuyển khoản), tên hàng hóa địch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, tiền hàng, thuế suất, tiền thuế GTGT (nếu có), tổng số tiền thanh toán; chữ ký người mua, người bán. Có dấu của công ty bên bán.

- Nếu không có chữ ký của GĐ thì phải có giấy ủy quyền và đóng dấu treo vào bên trên góc trái hóa đơn, người được ủy quyền ký vào đây.

- Hoá đơn được lập theo đúng các Nguyên tắc theo Thông tư số 39/2014/TT-BTC.
 

3. Hoá đơn hợp lý:

- Hóa đơn hợp lý nội dung trên hóa đơn đó có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh trong phạm vi được cấp phép trên GPKD của DN.

Ví dụ: Công ty A có hoá đơn đầu vào là hoá đơn xăng dầu (hoá đơn này là hợp pháp, hợp lệ, la hoá đơn đúng). Nhưng công ty A không phải là DN kinh doanh vận tải, không có ô tô. Như vậy hoá đơn trên không hợp lý, không phục vụ cho việc SXKD của DN nên không được khấu trừ thuế GTGT và không được ghi vào chi phí.

Chú ý:

- Hoá đơn GTGT có Giá trị ≥ 20.000.000 vnđ. Phải Chuyển khoản qua Ngân hàng (Phải chuyển từ tài khoản của người mua sang tài khoản của người bán, và 2 tài khoản này đã được đăng ký với cơ quan thuế theo mẫu 08/GTGT) thì mới được khấu trừ thuế GTGT và ghi vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.