Âm quỹ tiền mặt và cách xử lý

Qũy tiền mặt bị âm kế toán xử lí thế nào?
Bạn làm kế toán nhưng đến khi kết chuyển cuối kì bạn phát hiện tiền mặt trong quỹ bị âm, bạn bối rối và lo lắng hết sức và bạn loay hoay không biết phải làm thế nào?
Bài viết sẽ chia sẻ với bạn những vấn đề xoay quanh việc làm thế nào đẩ điều chỉnh khi bạn phát hiện ra việc quỹ tiền mặt bị âm, bạn xem chi tiết nha!

Nguyên nhân của vấn đề này nằm ở chỗ bạn đang mắc sai lầm trong các việc sau:
- Hoạch toán thiếu nghiệp vụ thu, chi phát sinh.
- Số tiền trên phiếu thu, chi khác trên sổ sách kế toán.
- Số dư quỹ tiền mặt âm do hạch toán phiếu chi trước phiếu thu (điều này làm cho sổ quỹ tiền mặt bị âm tại những thời điểm trong ngày)
- Chênh lệch tiền mặt tồn quỹ thực tế và biên bản kiểm kê quỹ.
- Phiếu chi trả nợ người bán hàng mà người nhận là cán bộ công nhân viên trong Công ty nhưng không có phiếu thu hoặc giấy nhận tiền của người bán hàng kèm theo để chứng minh số tiền này đã được trả tới người bán hàng.
- Vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm: Kế toán tiền mặt đồng thời là thủ quỹ, chứng từ kế toán xếp chung với chứng từ quỹ, sổ quỹ và sổ kế toán không tách biệt…
-  Ghi lệch nhật kí chi tiền; số cái, sổ quỹ, không khớp nội dung, số tiền.
-  Ghi chép, phân loại, phản ánh chưa hợp lí (không hạch toán tiền đang chuyển …)
- Cùng một hóa đơn nhưng thanh toán hai lần, thanh toán tiền lớn hơn số ghi trên hợp đồng, hóa đơn.
- Không có báo cáo quỹ tiền mặt định kì, thủ quỹ và kế toán không thường xuyên đối chiếu.
- Hạch toán thu chi ngoại tệ theo các phương pháp không nhất quán, không theo dõi nguyên tệ.
-  Cuối kì không đánh giá lại ngoại tệ hoặc đánh giá không theo tỷ giá ngoại tệ liên ngân hàng vào thời điểm cuối năm.
- Chưa có biên bản tiền mặt tồn quỹ, biên bản kiểm kê thiếu chữ kí của thủ quỹ và kế toán trưởng; không thành lập hội đồng kiểm kê, không có chữ kí của Giám đốc và thành viên Hội đồng kiểm kê quỹ trên biên bản.
- Biên bản kiểm kê có số tiền dư đến đơn vị đồng.
 

Vậy bạn sẽ chỉnh sữa sai sót này như thế nào?
Cách kiểm tra nhanh nhất là kiểm tra tồn quỹ thực tế trong két sắt, sau đó mở lại sổ nhật ký thu tiền và nhật ký chi tiền để kiểm tra và đối chiếu so với chứng từ thực tế phiếu thu, phiếu chi.

Một số cách thông dụng để xử lý âm quỹ tiền mặt như sau:
Cách 1: Tất cả các khoản mua hàng hóa đều ghi nhận nợ treo ở tài khoản 331* khi nào có tiền thì trả lại khách hàng.
Hoạch toán: Nợ 152,153..627,641,642….,1331/ có 331
                  Nợ 331/ có 111

Cách 2: Làm phiếu thu tiền mặt + vay mượn với cá nhân (Giám đốc) lãi xuất 0%,

• Cách này phổ biến, chiếm tỉ lệ 90% kế toán hay dùng.
• Hoạch toán: Nợ 1111/có3411

Cách 3: Làm phiếu thu tiền mặt + hợp đồng vay mượn với cá nhân lãi xuất 0%,

• Cách này phổ biến, chiếm tỉ lệ 50% kế toán hay dùng.
• Hoạch toán: Nợ 111/ có 3411,3388

Cách 4: Làm phiếu thu tiền mặt – khách hàng trả trước tiền hàng, sau này phát sinh tiếp nhớ tách lẻ hóa đơn viết dưới 20 triệu.

• Hoạch toán: Nợ 111/Có 131

Cách 5: Làm lại giấy phép kinh doanh nâng cao vốn điều lệ.

• Ưu điểm: Cách làm này ăn chắc mặc bền, độ an toàn cao.
• Hạn chế: Thủ tục & hồ sơ hơi phức tạp do phải đi làm thủ tục xin đổi giấy phép kinh doanh & một số thủ tục thông báo lên cơ quan Thuế liên quan.
• Hoạch toán: Nợ 111/Có 411

Cách 6: Xem như ai đó đầu tư tài trợ cho không biếu không.

• Hoạch toán: Nợ 111/ có 711

Cách này ko ai dùng vì bị đánh thuế TNDN 20% chú ý cẩn thận trước khi sử dụng

Một số lưu ý như sau:
Khi đã xảy ra hiện tượng âm quỹ tiền mặt tức là nghiệp vụ phát sinh đã không được chuẩn 100% vì vậy bất kể áp dụng cách xử lý nào trong số các cách trên đều có những ưu điểm và hạn chế riêng, và không tránh khỏi mức độ rủi ro. Cần lưu ý:

* Một là: Góp vốn qua ngân hàng thì càng tốt. Không thì góp tiền mặt cũng được (nhưng phải cập nhật thường xuyên thông tư Thuế vì kể từ T3/2014 đã có yêu cầu các khoản góp vốn, vay đều phải thực hiện qua ngân hàng, không dùng tiền mặt. Tuy nhiên chưa có Thông tư ghi rõ đối tượng góp vốn/cho vay là Cá nhân nên tạm thời vẫn áp dụng được cách này).

*Hai là: Nếu công ty có lên sàn giao dịch và mua bán chứng khoán vốn có giá thì bắt buộc người đầu tưu phải thanh toán bằng hình thức chuyển khoản.

Quý doanh nghiệp và đối tác còn vấn đề thắc mắc đừng ngần ngại gọi ngay cho chúng tôi, Kế Toán Nhân Thành Đạt sẽ tư vấn gở rối miễn phí cho doanh nghiệp qua hotline: 0906 819767 
 
Nhân Thành Đạt - Nâng bước thành công