Xử lý các trường hợp ghi sai hóa đơn chứng từ

Công ty Nhân Thành Đạt hôm nay xin chia sẻ một vài cách xử lý các trường hợp ghi sai chứng từ , hy vọng những chia sẻ này sẽ giúp ích cho các bạn.

Kế toán viên thường có những sai sót khi lập chứng từ kế toán như : viết sai mã số thuế, sai thuế suất, sai số lượng, sai đơn giá, sai tên doanh nghiệp, sai địa chỉ, sai ngày tháng .v… v…. Nhưng có lẽ ít kế toán viên biết rằng tất cả những trường hợp sai nêu trên đều có thể tóm chung lại trong các trường hợp mà chúng tôi sẽ nêu ra sau :

TH1: Hóa đơn có sai sót nhưng chưa bị xé khỏi cuống

Đối với những chứng từ , kế toán viên lỡ tay viết sai khi cần hủy bỏ thì phải gạch chéo các liên của tờ chứng từ sau đó ghi chữ hủy bỏ vào các liên. Kế toán viên tuyệt đối không được xé tờ chứng từ khỏi quyển chứng từ. Kế toán viên phải lưu giữ đầy đủ các liên tại cuống đế thanh toán số hủy bỏ với ngành thuế.

TH2: Hóa đơn viết sai đã bị xé rời ra khỏi cuống nhưng chưa được kế toán viên kê khai thuế

Với những chứng từ đã xé rời khỏi quyển và giao cho  người mua. Sau đó mới tìm kiếm ra|kiếm được} viết sai như: sai tên, địa chỉ, mã số thuế hoăc ghi sai số lượng, đơn giá, giá thanh toán… thì:

Giải quyết TH2: Đối với những chứng từ đã bị xé rời khỏi quyển chứng từ và  bàn giao cho  người mua. Sau đó kế toán viên mới phát hiện ra những chổ sai sót như: sai tên, địa chỉ, ghi sai số lượng hoặc đơn giá, mã số thuế , giá thanh toán thì phải thực hiện các bước mà chúng tôi sẽ nêu ra bên dưới:

– Hai bên mua và bán phải lập biên bản Thu hồi chứng từ và ghi rõ nội dung sai , số ký hiệu, sêri, ngày… tháng… năm… của chứng từ bị sai, sau đó chứng từ này sẽ được xuất thay bằng chứng từ…, số…

– Kế toán viên phải thu hồi đủ các liên của tờ chứng từ có sai sót sau đó phải gạch chéo và lưu trên quyển chứng từ. Đồng thời bên bán phải lập chứng từ mới đúng quy định giao cho khách hàng. Ngày ghi trên chứng từ xuất lại phải là ngày mà chứng từ mới được xuất.

Bên mua và bên bán phải hoàn toàn chịu trách nhiệm pháp lý về số chứng từ đã bị hủy bỏ.

Kê Khai thuế: hai bên sử dụng chứng từ xuất mới để kê khai vào bảng kê mua về – bán ra như bình thương.

TH3: Hóa đơn bị viết sai và đã được xé rời ra khỏi cuống và kế toán viên đã kê khai thuế..

Hai bên mua và bán phải lập biên bản hoặc có thỏa thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót.

Đối với các trường hơp này kế toán viên không được hủy chứng từ mà người bán đã lập  hoá đơn điều chỉnh sai sót trước đó. Hoá đơn ghi rõ điều chỉnh (tăng, giám) số lượng hàng hoá, giá bán, thuế suất thuế GTGT, ký hiệu. Dựa vào hoá đơn điều chỉnh mà bên bán và mua sẽ kê khai điều chỉnh  lại doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào. Và quan trọng nhất là hoá đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-).