10 nguyên tắc vàng trong quản lý chu kỳ tiền

1. Lợi nhuận không đồng nghĩa với tiền:
Lợi nhuận là phần tài sản có thể chuyển hóa thành tiền trong một thời gian nhất định. Và phần tài sản này không đơn giản như bạn nghĩ. Bạn không thể dùng lợi nhuận để thanh toán các khoản chi phí. Thực tế là chúng ta rất dễ bị ru ngủ bởi lợi nhuận. Nếu bạn phải thanh toán chi phí mà khách hàng lại không thanh toán cho bạn thì đó quả là điều tồi tệ đối với doanh nghiệp. Thậm chí bạn có thể không cần làm ra tiền mà vẫn thu được lợi nhuận.
 
2. Chu kỳ tiền mặt không phải là thứ mà bạn có thể dễ dàng quản lý được.

Nó phức tạp hơn bạn tưởng nhiều. Bán được hàng không có nghĩa là bạn đã có tiền. Chịu chi phí không nhất thiết là bạn phải thanh toán ngay lập tức. Có những hàng hóa bạn mua về xong mà phải xếp ế ẩm trong kho cho tới khi buộc phải bán hạ giá. Đây là nguyên tắc quan trọng nhất mà các nhà tuyển dụng đòi hỏi CFO của mình phải nắm vững.
 
3. Tăng trưởng sẽ ngốn của bạn rất nhiều tiền.
Điều này nghe có vẻ thật ngược đời. Giai đoạn thành công nhất lại ẩn chứa yếu tố rủi ro nhất. Một công ty đã trải qua những năm tháng khó khăn khi doanh số bán hàng tăng gấp đôi mà sau đó vẫn đi đến phá sản. Họ đã đầu tư xây dựng trước đó 2 tháng và thu hồi vốn từ doanh số bán hàng 6 tháng sau đó. Việc đẩy mạnh tăng trưởng vào thời điểm này chẳng khác nào “con ngựa thành Troa”, nghĩa là sẽ tiềm ẩn nguy cơ trong một giải pháp tưởng chừng như hợp lý. Đúng vậy, dĩ nhiên là bạn muốn tăng trưởng, tất cả chúng ta đều muốn doanh nghiệp của mình tăng trưởng. Nhưng hãy hết sức cẩn thận bởi vì tăng trưởng sẽ ngốn của bạn rất nhiều tiền. Đây chính là vấn đề trong quá trình luân chuyển vốn. Tăng trưởng càng nhanh bao nhiêu thì số vốn bỏ ra càng lớn bấy nhiêu.

4. Buôn bán giữa doanh nghiệp với nhau cũng ngốn khá nhiều tiền mặt.
Chúng ta thường nghĩ đơn giản rằng bán được hàng nghĩa là thu được tiền, nhưng khi bạn là một doanh nghiệp bán hàng trực tiếp cho doanh nghiệp khác thì mọi chuyện lại không đơn giản như vậy. Bạn giao hàng hóa hay dịch vụ rồi lập hóa đơn, và khách hàng sẽ không thanh toán hóa đơn này ngay, thường thì phải một tháng sau đó. Doanh nghiệp là khách hàng rất tốt, vì thế bạn không thể nào xếp họ vào xó được, bởi như vậy họ sẽ chẳng bao giờ mua hàng của bạn nữa. Do đó bạn phải chờ đợi. Khi bạn bán hàng hóa cho nhà phân phối, rồi nhà phân phối bán lại cho đại lý bán lẻ, may mắn lắm thì cũng phải sau 5, 6 tháng bạn mới thu được tiền.
 
5. Hàng lưu kho cũng ngốn tiền mặt của bạn.
Trước khi bán một loại hàng hóa nào đó thì bạn phải mua hoặc sản xuất ra nó. Dù mới chỉ bày hàng ra kệ để chờ bán thì bạn vẫn phải trả tiền cho nhà cung cấp. Nguyên tắc ở đây là, một đồng bạn có trong sổ sách lưu kho đồng nghĩa với một đồng tiền mặt bạn không có trong tay.
 
6. Vốn luân chuyển là chìa khóa cho sự tồn tại của doanh nghiệp.
Về mặt ngữ nghĩa, vốn luân chuyển là một thuật ngữ dùng để chỉ những gì còn lại sau khi bạn trừ đi các khoản nợ nần từ tài sản hiện có. Nhưng trên thực tế, đó là khoản tiền bạn vay từ ngân hàng để thanh toán các khoản chi phí hay để mua hàng hóa trong khi chờ đợi khách hàng thanh toán cho bạn.

7. Giấy báo thu cũng đồng nghĩa với việc bạn chưa thể nhận được tiền ngay (xem nguyên tắc số 4).
Đó là khoản tiền mà khách hàng còn nợ bạn. Điều này khiến bạn phải biết cân đối tiền mặt : một đồng trong giấy báo thu là một đồng tiền mặt bạn không có trong tay.
 
8. Ngân hàng thường không thích những gì bất ngờ. 
Vì thế hãy lên kế hoạch thật cẩn thận. Bạn không thể nào hành động một cách tùy tiện với ngân hàng được. Khi bạn nhận thấy một sự tăng trưởng sắp sửa bùng nổ, một sản phẩm mới sắp ra đời hay một rắc rối phát sinh trong việc thanh toán của khách hàng, thì bạn cần phải chuẩn bị thật chu đáo các biểu đồ số liệu và bản kế hoạch xác thực rồi liên hệ ngay với ngân hàng càng sớm càng tốt.
 
9. Chú ý 3 thuật ngữ quan trọng sau:
“Collection days” là khoảng thời gian mà bạn phải chờ để được thanh toán.

“Inventory turnover” là khoảng thời gian mà vốn luân chuyển còn nằm trên sổ sách và cản trở chu kỳ tiền mặt của bạn.

“Payment days” chỉ thời gian mà bạn chờ để thanh toán cho người bán. Hãy luôn kiểm soát các giai đoạn quan trọng này của chu kỳ tiền mặt. Cố gắng lên kế hoạch cho chúng từ năm trước và sau đó đem so sánh với kết quả trong thực tế.
 
10. Nguyên tắc là nguyên tắc, nhưng nếu bạn là một ngoại lệ thì xin chúc mừng!
Nếu như tất cả các khách hàng đều thanh toán cho bạn ngay sau khi mua, và bạn không cần phải bỏ tiền ra mua hàng trước khi đem bán chúng, thì bạn hoàn toàn không phải lo âu gì. Nhưng nếu bạn bán cho các doanh nghiệp khác, thì hãy nhớ rằng họ hiếm khi nào thanh toán cho bạn ngay đâu.